賃貸借契約の必要書類とは?知っておきたい3種類の書類をご紹介!
賃貸物件に入居するときに気を付けたいことのひとつに、必要書類が挙げられます。
家賃を支払えるだけの収入があっても、必要書類が揃わないと手続きを進められず、入居を断られる事態にもつながりかねません。
そこで今回は、賃貸借契約にあたっての必要書類として、印鑑証明書・住民票・収入証明書の3つをご紹介します。
※注意 物件によって必要な書類は異なり、すべての物件に必要な書類ではございません。
賃貸借契約の必要書類①:印鑑証明書
印鑑証明書とは、実印を使うときによく求められる書類ですが、賃貸借契約自体は認印でも締結可能です。
実は、印鑑証明書は入居希望者のものではなく、連帯保証人のものを提出するケースが多いです。
手続きがスムーズに進むよう、誰の印鑑証明書がなぜ求められるのか、詳細をよく把握しておく必要があります。
印鑑証明書が必要書類に含まれる理由
入居希望者が賃貸借契約を結ぶだけなら認印でも対応可能ですが、連帯保証人を用意するときは別です。
連帯保証人は実印と印鑑証明書を求められやすく、両方が揃わないと手続きが終わりません。
その理由は、連帯保証人に関しては、本人の意思をしっかり確認しなくてはならない点にあります。
賃貸借契約の締結手続きに連帯保証人は同席しないのが基本で、対面で本人の意思は確認できません。
そのため、本人の意思確認として、連帯保証人の書類には本人しか持っていない実印を使うことが求められます。
ただし、実印を使うだけなら、印鑑の持ち出しにより第三者でも可能です。
そこで、実印の無断使用への対策として、連帯保証人に関しては印鑑証明書の添付も必須とされます。
入居希望者の実印と印鑑証明書が必要なケース
賃貸借契約は認印でも締結できるものの、住まいの貸し借りにはさまざまな費用や手間がかかります。
行き違いがあったときの影響の大きさから、入居希望者も、実印と印鑑証明書で本人の身元や意思などを確認されることもあります。
たとえ法的な必要書類ではなくとも、窓口となる不動産会社や大家さんなどが指定した書類は、もれなく揃えなくてはなりません。
印鑑証明書を指定されたときは、連帯保証人だけでなく、入居希望者のものも忘れずに用意しましょう。
印鑑証明書の取得方法
印鑑証明書を取得するには、現在住んでいる市町村の役場に自分の印鑑を登録しなくてはなりません。
まだ登録していないときは、印鑑登録の手続きから始めます。
登録する印鑑に指定はありませんが、実印は重要な場面で使うため、安価な量産品を選ぶのはあまりおすすめできません。
複製やなりすましを防ぐため、個別に作られた複雑な印影の印鑑を用いたほうが安心です。
登録したい印鑑ができたら、役場にて実印登録申請をおこないます。
このとき、登録したい印鑑のほか、パスポートや免許証などの本人確認書類、約100~300円の登録費用が必要な点に注意が必要です。
印鑑登録の手続きが終われば、役所への申請により、印鑑証明書が発行されます。
賃貸借契約の必要書類②:住民票
住民票とは、自分が住民票を置いている市町村から発行される公的書類です。
書面には、対象者の現住所や本籍、前の住所など、さまざまな情報が載っています。
また、住民票の原本は市町村に保管されており、申請によって発行されるものは、厳密には原本の写しです。
必要書類としての住民票は基本的に原本の写しを意味しており、原本自体は不要です。
この点は賃貸借契約においても同じなので、必要書類に住民票があれば、役所まで写しをもらいに行きましょう。
賃貸借契約で住民票が必要な理由
賃貸借契約の必要書類に住民票が含まれる理由は、入居希望者の身元確認に役立つ点にあります。
入居の手続きにあたっては、本人の身元確認のため、運転免許証などの提示も求められるケースが多いです。
しかし、運転免許証などに載っている個人情報は限られているうえ、記載の住所が古い可能性も否めません。
そのため、身元確認の資料として、住民票もあわせて使用されることがあります。
住民票を見れば、対象者の前の住所や世帯主なども把握できるうえ、提示された運転免許証などとの整合性も
確認可能です。
身元確認の精度が上がり、なりすましや行き違いを防ぎやすくなる点から、賃貸借契約時には住民票の提出が求められます。
住民票を用意するときの注意点
住民票を用意するときは、書類の有効期限に注意しなくてはなりません。
賃貸借契約時の必要書類としては、発行から3か月以内のものを指定されるのが一般的です。
住民票が手元にあるときは、有効期限を過ぎていないか確認し、すでに3か月を経過していたら新しいものを用意しましょう。
また、住民票の発行を依頼するときは、マイナンバーの記載を外したほうが安心です。
マイナンバーは個人を識別する重要な情報のひとつですが、賃貸借契約には用いません。
そして取り扱いや管理には慎重さが必要な関係で、住民票にマイナンバーの記載があると、書類の受け取りを断られることがあります。
そのため、住民票の発行を依頼するときは、マイナンバーは載せない方向で申請しましょう。
賃貸借契約の必要書類③:収入証明書
収入証明書とは、自身の収入を示す書類の総称です。
具体的にどのような書類が該当するかは、現在の職業によっても変わります。
適切なものを選べないと、賃貸借契約の必要書類が揃わないため注意が必要です。
賃貸借契約にあたって収入証明書が必要な理由
賃貸借契約の必要書類に収入証明書が含まれるのは、家賃の支払い能力を確認するためです。
入居希望者の支払い能力を事前に確認しておかないと、家賃の滞納が起きかねません。
また、連帯保証人を用意するときは、家賃滞納時に支払いを肩代わりできるかどうかを調べるため、連帯保証人の収入証明書も必要です。
収入証明書で主に確認されているのは、家賃とのバランスや収入の安定性などです。
収入の金額や安定性などを書類で示し、家賃とのバランスも問題なければ、入居審査を通過できる可能性が高くなります。
ただし、入居審査では支払い能力以外にもさまざまな点を見ているものです。
収入自体が低かったとしても、収入が安定していて職業の信頼性もあるときなどは、入居審査を通過できる可能性があります。
一方、収入自体は高くとも、転職回数が多いなどの不安材料が見られると、入居を断られることがあります。
収入証明書の種類
賃貸借契約の必要書類として使える収入証明書に関して、企業に勤めている方なら、源泉徴収票や給与支払証明書などが該当します。
源泉徴収票は年末に勤め先から渡されますが、給与支払証明書は自分で発行を依頼しなくてはなりません。
なお、給与明細書は収入証明書として使えないケースが多いため注意が必要です。
給与所得ではない自営業の方は、確定申告書の写しが主な収入証明書となります。
また、副業などの関係で、毎年自分で確定申告をおこなっている勤め人の方も、確定申告書の写しが同じく使用可能です。
確定申告書の写しは自身で保管しているはずであり、発行の手続きは基本的に不要です。
このほか、市役所が発行している所得証明書や課税証明書なども、収入証明書として使えます。
発行は、1月1日の時点で住民票があった自治体の役所に申請します。
ただし、6月の上旬から中旬以降でないと、前年分のデータが反映されません。
6月以前に収入証明書を用意したいときは、ほかの種類を選びましょう。
まとめ
賃貸借契約において、印鑑証明書は連帯保証人のものを求められやすいものの、入居希望者のものも必要なケースがあります。
住民票は、身分証明書とあわせて入居希望者の身元確認に使われており、発行から3か月以内のものを用意しなくてはなりません。
収入証明書は家賃の支払い能力を確認するための書類で、適切な種類を自分で選ぶ必要があります。